議事録作成の負担軽減！AI文字起こしサービスで業務効率化。

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議事録作成の負担軽減！AI文字起こしサービスで業務効率化。｜ジチタイワークスWEB

人的資源の活用を目指し文字起こしの効率化を模索。

定例議会はもちろん、部・課ごとの会議、プロジェクトミーティングなど議事録作成が必要な場面は多岐にわたる。従来は、録音した音源から担当職員が書き起こしたり、専門事業者に委託したりして議事録を作成するのが一般的であった。しかし、そこには多くの労力や時間が必要なため、近年はAI文字起こしサービスの導入を検討する自治体が徐々に増えている。

同市も同様に課題を抱えており、数年前から導入の検討を開始し、いくつかのサービスを試していた。しかし、「予算面や運用方法の検討が必要であるといった様々な事情により、明確な導入計画が立てられなかったのです」と企画政策部の小澤さん。

その中で令和元年、別のDX戦略に関する取り組みで、「時空テクノロジーズ」との接点が生まれた。「その際、これまでになかったタイプの自動文字起こし専用ツールを開発中だという話を聞き、当市も実証フィールドとして関わらせてもらえることになりました」と横山さん。その後の導入にあたっては、使い方がシンプルであることや料金体系が分かりやすいことなどが導入の後押しになったという。

SIM内蔵の専用端末でどこでもすぐに利用できる。

自治体の場合、LAN接続ができない環境で議事録が必要になる場面も多い。一般的な文字起こしサービスでも、こういった環境下での利用は可能だが、録音した音声データを取り出し、サービス提供元のサーバーにアップロードする必要があるタイプがほとんどだという。会議が多い時期には、その手間が時間損失となるだけでなく、庁内のセキュリティ体制によっては、メモリーカードなどを介してのデータ移動が制限される場合もある。

その点、同社の「ログミーツ」は専用のモバイル端末があり、SIMが内蔵されているためLAN設備の有無を問わず、どこでもリアルタイムで文字起こしが可能だ。また、携帯電話回線を通じてクラウド上にテキストと音声が蓄積されていくので、付属の編集機能を使い簡単に議事録としてまとめることができる。「どこにでも持ち運べるサイズなので、例えば、公民館などで住民の皆さんと意見交換した後、すぐに編集し議事録として共有するといった使い方ができます。また、使ってみたいという職員に端末を渡せば、すぐに効果を確認してもらえるので、活用の場がどんどん広がっていきました」。

サービスを導入することで自治体DX戦略の後押しに。

令和３年４月から同サービスを正式導入した同市。平成８年に自前でプロバイダーを立ち上げ、市民にネット接続サービスを無料提供するなど、以前より先進的にICT関連の取り組みを数多く展開していた。さらに、同市の米窪副市長はDX推進に積極的な人物ということもあり、様々なサービスの導入を検討しやすい環境が整っていたという。

「そうした背景に加え、導入前後における同社の対応が迅速だったことも導入を決めたポイントです。試用中、こまごまとした課題を投げたのですが、すぐに解決のアイデアを持ってきてくれました。システムのブラッシュアップも早かったです。導入を検討していた他自治体の職員からも『一緒にものづくりをしているようで、とても楽しい』などの声を聞きました」と小澤さんは振り返る。

同市は今年５月、自治体DX戦略を公開し、“スマート田園都市しおじり”を基本理念として、人的資源の有効活用と、それによる住民サービス向上を目指す計画を発表した。「このサービス導入は、そのための入口でもあります。DXの推進で業務効率化を促進させ、これによって生まれるリソースでどんな住民向けサービスを展開できるか、今後も外部の知見を活用しながら積極的に取り組んでいきたいと思います」。

左：塩尻市 CDO兼企画政策部参事
小澤光興（おざわみつおき）さん
右：企画政策部デジタル戦略課 DX推進係
横山朝征（よこやまともゆき）さん