左：企画振興課
課長 堤 岳志（つつみ たけし）さん
右：企画振興課
係長 亀野 秀洋（かめの ひでよ）さん
庁内での主な連絡手段に、内線電話を使っていた同村。ここに非効率さを感じる場面が多かったと堤さんは振り返る。「電話をかけたら相手が不在で、折り返しが来たときにはこちらが離席中など、すれ違いが起きがちです。資料共有が必要な場合はメールを送り、再度電話で知らせることも。ささいなやりとりに時間を取られていました」。また、庁外の団体に連絡する際には、担当職員がプライベートのツールを使うことがあり、管理し切れない点にも課題を感じていたという。
そうした中、長野県の市町村自治振興組合が「トラストバンク」の「LoGoチャット」を共同調達する計画が進み、無料で10アカウントの提供を受けた。「説明書がなくても操作できるほどの使いやすさから、令和2年9月に無料トライアルを全庁へ拡大。実用性を確認し、手応えを得ることができました」と、検証を担当した亀野さん。職員の利用履歴から業務の削減時間などを試算し、財政部門に費用対効果を説明。令和3年4月から全職員を対象に本格導入することになった。
全庁導入にあたっては、まずは使い慣れてもらおうと、職場のパソコンと個人のスマートフォンにアプリを入れることに。しかし当初は、“プライベートに仕事がもち込まれるのでは”などと懸念する職員もいたのだとか。「対策として、仕事の連絡は業務時間以外にしないというルールを徹底しました。同社がつくった運用上のマナーも併せて共有しています。ですが、業務上での活用だけでは使い方が身に付かず、災害などの緊急時に対応できない可能性が。職員同士がたわいない雑談に使うことも推奨し、浸透を図りました」。
さらに、保育園など庁外の関係者にもアカウントを配布し、活用を促した。以前は外部への連絡にも電話を使い、会議の前には資料を手渡ししていたが、今ではチャット上で連絡・共有することが可能に。職員の手間が軽減される上、庁外関係者からも喜ばれているそうだ。他自治体との情報交換には、同ツールの中にテーマごとのトークルームを設けた専用コミュニティ“ユーザーグループ”が役立っているという。「わざわざ電話をかけるのは気が引けるという場合も、チャットなら気軽に質問できるように。私は非課税世帯への給付金事務に急きょ対応することになり、隣村の担当者にやり方を相談したり、情報交換したりしました」。
令和7年3月時点で、139アカウントを庁内外で運用している同村。活用の場をさらに広げ、議員や自治会長などにもアカウントを配布した。地域の防災訓練でも、職員の参集確認や被災現場との連絡などにチャットを活用しているそうだ。また、システム管理者を兼務している亀野さんは、機器トラブルなどのサポート業務も効率化されたと感じている。「以前はトラブルの相談を受けると、庁外の施設でも直接出向いて対応していました。今は画像に作業の手順を書き込んで送るなど、対応が遠隔で完結することが増えて効率的です」。
こうした様々な活用が進む中、全庁でデジタルに対する意識が変わってきているのを感じるという堤さん。「チャットは身近なツールで便利さも実感しやすい。“DXとはこういうことか”と感じられ、意識改革に貢献してくれています」。亀野さんは「普段はあまり話さない人や、若い世代とも、チャットなら会話しやすくなる。コミュニケーションが円滑になることもメリットです」と話す。
令和7年度からはさらにアカウント数を増やし、活用の輪を広げていくという。連携できる相手を増やすことや、連携の方法を工夫することは小規模な自治体にとって不可欠になるだろう。同村の積極的に進めていく姿勢が他自治体の参考となりそうだ。
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