RPAの導入と継続活用で、庁内DXを着実に進める。

住民生活

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定型作業を自動化するツール

ITツールはDX推進のカギだが、庁内で広がらなかったり、引き継ぎがうまくいかなかったりして、利用率が上がらないこともある。令和元年にRPAを導入した高知県では、継続的な活用に向けた工夫を重ね、業務改善の効果を拡大しているという。

※下記はジチタイワークスVol.36（2025年2月発行）から抜粋し、記事は取材時のものです。
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“人手が不足する時代”に備えて、DXの一歩としてRPA活用に挑戦。

近年の人口増減率順位が全国43位^※と、人口減少の厳しい現実に直面している同県。「今後、限られた職員数で、行政業務の複雑化・多様化にどう対応していくかが課題でした」と川村さん。「そのためには、DXによる効率化が必要です。そこでRPAを重要なツールとして位置付け、令和元年から本格的に取り組みました」。定型業務を自動化できれば、その分のリソースを確保できるという考えだそうだ。同年、導入に向けてプロポーザルを実施。複数の提案の中から「オープン」が提供する「BizRobo!（以下、ビズロボ）」に白羽の矢を立てた。

一般的にRPAを動かすには、“文字入力”や“クリック”といった自動化したい動作を具体的に示したシナリオが必要になる。ロボットはこのシナリオに沿って作業を行い、データの集計やグラフの作成などを実行する。同サービスは、プログラミングなどの専門知識がなくても、シナリオの作成が可能だという。さらに、同じパソコンで別の作業をしていても動きつづける、バックグラウンド処理を得意としている。また、同社はパートナー企業制を全国的に敷いており、導入から運用までを対面でサポートできる体制が整っているそうだ。「使いやすさや費用対効果、同社のパートナー企業である提案事業者の支援体制などを総合的に評価して選定しました」。

運用については、庁内の業務を照会し、効果が見込めそうな4業務を選定して検証を行った。その結果、十分な手応えを得て全庁展開のステップへと移っていった。

※総務省統計局「人口推計（2023年（令和5年）10月1日現在）」より

事業者のサポートも受けつつ、全庁利用への歩みを進める。

庁内への展開に際しては、原課から導入希望の業務を公募。「RPAの効果を出すには、人の判断を必要としない定型的な内容で、かつ一定の量が必要。集まったものを個別にヒアリングし、フローや様式の見直しを通して導入の検討を行いました」と谷本さんは語る。

原課での運用が始まると、職員から“作業のスピードが向上した”、“正確性が上がった”などの声が寄せられたという。「例えば、高等学校課では、学校の予算に関する事務作業に導入して約1,000時間を短縮。別の部署では、ふるさと納税の寄附情報を取り込む作業も大きく効率化できました」。また、データの転記など、作成したシナリオが他部署でも使えそうな場合は、その部署の業務に合わせてつくった後、汎用的に使えるように整え直したシナリオを配布しているそうだ。

こうした現場での展開と同時に、RPAに関する研修も定期的に実施。事業者はこれら一連のプロセスを伴走支援している。併せて同県では、業務の見直しなどに関する研修も実施し、人材育成にも余念がない。

ツールの利用拡大と継続を両立し“リソースの創出”を目指す。

取り組みの中で、重要な役割を果たすのが“DX推進員”だと川村さんは説明する。「各部署で課長補佐級の職員を任命し、効率化の余地がある業務を調査。RPAをはじめとするデジタルツールの活用を進めています」。

様々な工夫の結果、令和5年度末時点で庁内109の業務で同サービスが稼動している。研修や人材育成の成果も出ており、原課職員がシナリオをつくる事例も増えているそうだ。「新しい事業を始める際に、RPAの活用を前提に考える職員もいるようです」。ただし、庁内に浸透させるには、導入して終わりではなく、フォローが大切だと付け加える。

「運用後のアンケートなどで様子を見て、適宜フォローをしています。また、職員が異動しても使われるよう、RPAの活用を織り込んだ業務マニュアルをつくってもらうことも重要です」。今後はより現場に近い“DX推進リーダー”を任命することも検討中だとしつつ、「効率化で創出できたリソースを、職員にしかできない業務に充てていきたい」と展望を語ってくれた。