自治体では電子決裁システムの導入やペーパーレス化が進みつつあるが、幅広い事業者と取引することから、請求書などの文書については遅れているのが現状だという。一方、事業者間の取引では、請求書の電子化が進んでいるようだ。「最初に請求書を紙で受け取ると、決裁・審査から保管まで紙での作業が必要になってしまいます。その結果、データと紙が混在し、運用が煩雑になってしまうのです」と宮尾さん。
こうした状況を改善するため、令和4年にリリースされたサービスが「invoiceAgent（インボイスエージェント）電子取引」だ。
自治体が導入した場合、取引先の事業者は専用のソフトをインストールしなくても、インターネット環境があれば、IDとログインパスワードだけで簡単に利用できる。事業者が請求書データをそのままクラウドにアップロードすることで提出が完了するため、双方に負担がかからないという。紙の請求書で提出された場合は、自治体側でスキャンしてPDFをアップロードすれば、電子請求書との一元管理が可能となる。「今年の10月にはインボイス制度が始まります。これに伴い、請求書に記載する項目の標準化が進み、請求書の電子化が進展すると見込んでいます」。
同サービスでは、取引先の手間が減るだけでなく、受け取った自治体の担当者もその後の管理がしやすくなる。提出されたファイルはアップロードの動作だけで自動保存される。クラウド上に様々なファイル形式のデータが存在していても、事業者名や請求書の日時など、必要な条件で検索すると、その都度取り出すことができるという。紙の請求書はスキャンしてPDF化する必要があるが、ほかのデータと一元管理できるため、取引先に電子システムの活用を強制することもない。
「当社は長年帳票ビジネスを展開していますが、紙を使う習慣が根強く残る背景には、既存の商習慣を変えることへの抵抗感が強いためだと考えています。このサービスで、データ管理の方が紙よりも効率的になることを実感してもらえたらと思います」。
また、インボイス制度の開始に先駆け、電子化した請求書などをネットワーク上でやりとりするための標準仕様を、デジタル庁が策定した。同サービスでも7月より標準仕様の対応が可能になり、別システムから電子文書を送受信できるように。さらに標準仕様は請求書にしか対応していないが、同社のサービスでは見積書や納品書などほかの書類にも対応できる点が強み。審査に必要な契約書も同サービス上で保管が可能だという。
令和4年に実証実験を行った自治体と事業者からは、作業負担の軽さを驚く声や、業務が効率化されたとの喜びの声が届いたという。実際に職員が作業した時間を測定したところ、クラウドでやりとりすることで、現行業務に比べて約4割の短縮を確認。紙の文書を扱っていた際は必要だった仕分けや開封、内容の照合、廃棄などが不要に。それだけでなく、送受信が電子化されたことで、郵送費や配達日数までもが削減できたという。
「会計事務の完全電子化を目指すには、まず入口からの電子化が必要です。電子化された請求書を受け取れば、その後の決裁・審査・保管といったプロセスまで、一貫した電子化につながるでしょう。ペーパーレス化による郵送費や保管スペースの削減、ひいては内部統制やコンプライアンス意識の向上にも寄与します」。
本年度中にはLGWANへの対応も完了予定という。インボイス制度も後押しし、請求書の電子化が進めば、幅広い業務が効率化される一歩に。そこからデジタル活用の地域全体への波及も期待できそうだ。
ウイングアーク1st
営業本部 公共ソリューション営業部
担当部長 宮尾 敏郎(みやお としろう)さん
担当者の声
様々な事業者とやりとりする自治体が主体となって電子化を進めることで、地域全体にも電子化が波及することに期待しています。
デジタル庁が策定した標準仕様「Peppol（ペポル）」のネットワークを通すと、異なるシステム同士でも請求書データの送受信が可能。
導入前の無料トライアルや実証実験の実施も可能！
約3カ月の無料トライアルや実証実験も受付中だ。導入する際は、現在の運用状況や適合性の確認後、最短2カ月でスタートできる。
サービス提供元ウイングアーク1st株式会社
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